응봉1주택재건축정비사업조합

제 5 장 문서관리 규정

제30조(목적) 이 규정은 문서의 작성, 처리, 통제, 시행, 보관 및 보존에 관한 사항을 정하여 문서 처리 업무의 정확성과 능률성을 확보함을 목적으로 한다.

제31조(문서처리의 원칙) ① 조합은 업무와 관련한 사항의 지시, 문의, 전달, 보고, 회답 등에 대하여 문서로 하는 것을 원칙으로 하며, 모든 문서의 처리는 정확, 신속히 하고 책임의 소재를 명확히 하여야 한다.

② 긴급한 사항으로써 구두 또는 전화 등으로 처리한 사항도 문서로서 기록하여야 한다.

제32조(문서담당) 문서의 접수, 배포, 발송 및 관리는 직무가 정하는 바에 의하여 처리 한다.

제33조(문서의 효력발생) ① 문서의 효력은 조합장의 결재로서 효력이 발생한다.

② 대외문서는 상대방에 도달함으로써 효력이 발생하는 것을 원칙으로 하되, 조합원 총회소집통보, 대의원회의 소집통보 등 민법의 규정이 발신주의를 원칙으로 하는 경우는 그러하지 아니한다.

제34조(사유금지) 원본이 되는 문서 및 기타기록물은 어떠한 경우에도 개인이 소유?사용해서는 안된다.

제35조(문서의 서식 등) ① 문서는 작성 년, 월, 일, 발신 장소를 표시하는 기호, 문서 발신번호, 발신자 및 수신자를 명기하고 관계자 날인을 한다.

② 문서는 발송 또는 접수 순서에 따라 발송과 수신에 관한 문서를 별지 제8호 서식에 의한 문서등록대장에 등록하여야 한다.

③ 공문서는 클린업시스템에 모두 공개하여야 한다.

제36조(기명날인) ① 문서는 반드시 결재권자가 날인하며 결재권자 부재 시에는 직무 권한 규정이 정하는 바에 따라 대리자가 날인하고 기 결재권자의 복귀 즉시 후결을 받아야 한다.

② 대외문서의 경우 즉, 계약서, 위임장, 각종 인?허가신청서, 신고서, 공고 기타 중요한 문서는 조합의 명의로 한다. 다만, 조합으로부터 위임된 사항은 수임자(위임받은 사람) 명의로 할 수 있다.

제37조(문서의 처리) ① 상근임원은 소관문서를 심사하여 조회, 회답, 기타 필요한 처리를 한다.

② 중요한 또는 이례적인 사항은 조합장 등에게 신속히 회람, 문의 하여 지시 또는 결재를 받는다.

제38조(문서의 발송) 우편발송을 필요로 하는 문서는 별지 제9호 서식의 문서발송대장에 등재하고 우편을 이용하여 발송함을 원칙으로 한다. 다만, 업무의 성격 기타 특별한 사정이 있는 경우에는 인편·모사전송·전신통신·전화 등의 방법으로 발신할 수 있다.

제39조(보존?관리 등) ① 각 문서는 매건마다 그 발생 및 완결에 관계된 일체의 문서를 합철하고 소정의 보관철을 사용하여 연도별로 보존·관리한다.

② 제1항의 문서철은 완결일자 순으로 최근 문서가 상부에 오도록 철하고 다음과 같이 색인목록을 붙인다.

③ 제2항의 보존문서철과 기타기록물은 별지 서식 제10호에 의한 보유기록물대장에 기재하여야 한다.

④ 도정법에 따라 사업시행과 관련된 문서의 보존기간은 사업완료 후 해당 구청장에게 이관 전까지로 한다.

⑤ 모든 문서는 금고 또는 잠금장치가 되어있는 장소에 보관하여야 한다. 컴퓨터에 내장되는 경우에는 그 보안이 유지되도록 조치하여야 한다. 단, 금고의 열쇠는 상근임원이 관리한다.

제40조(인계?인수) ① 추진위원회가 조합에 관련문서 및 기타기록물을 인계하거나 조합장 등 임원변경이 있는 경우에는 별지 제11호 서식의 문서 인계?인수서를 작성하고 조합장과 임원 중 1명이 입회인으로 날인하여야 한다.

② 문서 인계?인수서는 3부(해당조합 보관용 1부, 인계자용 1부, 인수자용 1부)를 작성한다.

③ 조합장은 제1항에 따라 인계?인수를 받는 경우에 서면 또는 총회에 보고하여야 한다.

④ 조합장은 관련문서 및 기타기록물을 인계하지 않는 임원 등이 있는 경우에는 관련문서의 인계를 촉구하여야 하며, 관련문서를 인계하지 않은 사실을 총회에 보고하고 고발 등의 필요한 조치를 하여야 한다.

제41조(관련자료의 공개 방법 등) ① 정비사업 시행 관련 서류, 자료 및 기타기록물 등을 조합원, 세입자가 공개 및 열람·복사 등을 요청하는 경우 별지 제12-1호 서식을 작성하여 제출해야 하며, 조합은 공개 및 열람·복사 요청이 있는 경우 별지 제12-2호 서식의 정보공개처리대장에 그 내용을 기록하고 법이 정한 기한 내에 공개 및 열람·복사 요청에 응하여야 한다.

② 제1항의 제공받은 정보의 활용기간은 30일을 초과할 수 없으며 활용기간이 만료된 날의 익일(반납일이 조합 휴무일인 경우 첫 번째 되는 근무일)까지 조합사무실로 반납하여야 한다. 단, 제공받은 정보의 훼손, 분실 등의 사유로 반납하지 못하게 되는 경우 그 사유서를 조합으로 제출하여야 한다.

③ 조합은 관련자료의 복사 요청이 있는 경우 청구인이 복사할 수 있도록 사무실 복사기 및 복사용지 등의 편의를 제공하여야 하며, 관련자료 복사에 필요한 비용은 서울시 도시 및 주거환경정비조례 별표4에서 정한 수수료금액으로 하며 청구인이 현금으로 납부해야 한다.

④ 조합원, 토지등소유자 또는 세입자가 정비사업 시행관련 서류, 자료 및 기타기록물 등을 열람·복사할 경우에는 별지 제12-3호 서식의 정보 열람·복사 확인서를 제출하여야 하며, 제출하지 않을 경우 조합은 해당 자료의 공개 및 열람·복사를 거부할 수 있다.

⑤ 조합은 정비사업 시행관련 서류, 자료 및 기타기록물 등의 공개 및 열람·복사를 요청한 조합원에게 정보 수령에 따른 개인정보보호 등에 대하여 안내하여야 하며, 개인정보 등의 유출을 방지하기 위하여 복사하여 제공되는 관련자료에 정보공개 청구인의 인적사항 등을 워터마크로 삽입하여 제공할 수 있고 관련자료 공개 등에 따른 개인정보 등을 유출하여 피해가 발생하는 경우 그 유출자가 민·형사상의 책임을 진다.

제 6 장 복무규정

제42조(목적) 이 규정은 조합 상근임원?직원의 복무에 관한 기준을 정하여 근무기강을 확립하고 성실히 직무를 수행함을 목적으로 한다.

제43조(준수의무) ① 상근임원?직원은 업무규정의 기본이 되는 법령, 정관 또는 운영규정 및 관련규정을 준수하고 조합장의 정당한 직무상 명령에 따르며, 담당한 직무를 신속, 정확, 공정하게 처리한다.

② 임원?직원 및 대의원은 조합 업무추진 과정상 취득한 사항을 이용하여 사익을 추구할 수 없으며 이에 반하는 행위를 하였을 경우에는 대의원회의 의결에 따른 징계를 받는다.

제44조(겸업금지) ① 상근임원?직원은 같은 목적의 사업을 시행하는 다른 조합 또는 당해 사업과 관련한 시공자, 설계자, 정비사업전문관리업자 등 관련업체 및 단체의 임원, 위원 또는 직원을 겸할 수 없다.

② 제1항의 경우는 휴직기간에도 해당한다.

제45조(보증행위 등 금지) 임원?직원은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 행위를 하여서는 아니된다. 다만, 총회 또는 대의원회에서 결의된 사항 및 계약은 그러지 아니한다.

1. 조합으로부터 금전?부동산, 그 밖의 재산의 보관?예탁?신탁을 받는 행위

2. 조합 또는 정비사업과 관련된 업체로부터 금전?부동산, 그 밖의 재산을 대차하는 행위

3. 조합의 채무에 관하여 보증하는 행위. 단, 조합장은 제외

제46조(금품 등을 받는 행위의 제한) 상근임원?직원은 직무와 관련하여 금전, 선물 또는 향응(이하 “금품등”이라 한다)을 받아서는 아니 된다.

제47조(보안) 상근임원?직원은 부재중 및 업무종료 후 퇴근 시에는 금고, 책상, 캐비닛, 화기 등의 안전 및 보안여부를 확인하여야 하며, 보안근무 의무를 진다.

제48조(근무시간 등) ① 상근임원?업무이사?직원의 근무시간은 조합이 정하여 운영한다.

② 상근임원?직원의 출근 기록을 위해 별지 제13호 서식의 출근부를 작성하되 조합은 서식을 변경하여 사용할 수 있으며, 출근부에 상근임원의 날인을 받는다.

③ 조합장은 업무의 특수성을 감안하여 필요하다고 인정할 때 근무시간의 변경 또는 연장을 명할 수 있다. 업무이사는 대관업무의 특성상 조합에 상근하지 아니하나, 조합장의 지시 등 사업 추진상 필요시 상근할 수 있다.

제49조(조퇴 및 외출 등) 상근임원?직원이 결근, 지참, 조퇴, 외출, 휴일근무, 휴가 및 출장을 하고자 할 때에는 별지 제14호 서식의 근무상황부를 작성하여 조합장에게 보고하고 사전에 결재를 얻어야하며, 불가피한 경우는 유선으로 신고하여야 한다.

제50조(휴일 및 휴가) ① 다음 각 호의 1에 해당하는 날은 휴일로 한다. 단, 특별휴가, 경조사 및 업무수행 중 발생한 질병 등으로 인한 병가는 휴가로 한다.

1. 토요일, 일요일

2. 근로기준법 등 관련법령에서 정한 법정 공휴일

② 상근임원?직원의 휴가일수는 다음 각 호와 같다.

가. 정기휴가 일수는 국가 공무원 복무규정을 준용한다.

나. 특별휴가

1. 본인 결혼 : 7일

2. 자녀 또는 형제ㆍ자매의 결혼 : 3일

3. 부모 또는 배우자의 사망 : 3일

③ 상근임원과 직원의 연장·야간 및 휴일 근로와 연차 유급휴가 등의 규정은 근로기준법의 관련 규정을 준용한다.

④ 조합의 업무 수행 상 휴가를 사용하지 못한 상근임원?직원에 대하여는 이사회의 결의를 받아 대의원회 의결을 거쳐 통상의 임금을 별도의 수당으로 지급할 수 있다.

제51조(출장 및 출장비의 지급) ① 출장은 시내 및 시외출장으로 구분하여 사전승인을 얻어야 한다.

② 승인된 출장의 경우 출장비를 지급하며, 출장비는 실비정산을 원칙으로 한다.

③ 대중교통 요금을 제외한 모든 비용은 영수증을 첨부하여야 지급이 가능하며, 교통비 외 추가 비용이 발생 할 경우 영수증을 제출하여 지급 받을 수 있다.

제52조(비상근무) 상근임원?직원은 퇴근 후 또는 휴일일지라도 조합에 긴급을 요하는 업무, 재해, 천재지변, 기타 사고가 있을 때에는 비상근무를 하여야 한다.

제53조(4대 사회보험 가입 등) 상근임원ㆍ직원은 사회보장 관련법령 등이 정하는 4대 사회보험의 혜택을 받도록 한다.

부 칙

1. 이 행정업무규정은 조합설립인가를 득한 날로부터 시행하며, 관련법규 변경에 따라 임의사항이 아닌 강행규정은 변경된 것으로 본다.

2. 행정업무규정은 조합설립인가 후 대의원회 의결을 받아 변경하고, 차후 개최되는 총회에 보고한다.

부 칙 (2023. 01. 17.)

제1조(시행일) 이 개정안은 대의원회의에서 의결된 날부터 시행하고, 차후 개최되는 총회에 보고한다.

제2조(폐지규정) 조합 행정업무규정 별지 제12호서식은 이를 폐지한다.

부 칙 (2023. 6. 22.)

제1조(시행일) 이 개정안은 대의원회의에서 의결된 날부터 시행하고, 차후 개최되는 총회에 보고한다.